Suite de ofimática Apple

Veamos algunas de las ventajas y también alguna desventaja de utilizar la suite ofimática que Apple nos entrega con todos los equipos Mac.

Ventajas de la suite de Apple

A diferencia de Microsoft con su sistema operativo Windows, Apple con macOS provee de fábrica a todos los usuarios de sus ordenadores con toda una suite ofimática completa y lista para la gestión personal, laboral así como la creación de documentos, presentaciones y hojas de cálculo.

Estas apps de Apple incluidas con el sistema operativo son una versión de muy fácil manejo aunque hay que reconocer que son algo más reducidas en funcionalidades respecto a otras suites ofimáticas.

Esta facilidad de uso, típica de los productos de Apple facilita que la curva de aprendizaje pueda resultar apropiada para cualquier usuario, aunque este sea relativamente nuevo.

Desventajas de la suite de Apple

Claro que no lo será si deseamos crear cosas muy profesionales o específicas con ellas, pero en esos momentos quizá deberíamos optar por opciones más completas o programas profesionales más específicos.

Otra limitación que deberemos convivir si hacemos un uso intensivo de las aplicaciones de Apple será la falta de compatibilidad con otros equipos.

Esto lo notaremos de forma especial a la hora de remitir un documento creado por sus apps a otros usuarios que no dispongan de un ordenador Mac, ya que difícilmente podrán abrir estos archivos nativos a menos que previamente al envío los exportemos bajo los formatos de archivos adecuados.

Esto de exportar lo podemos hacer con un "Guardar como..." y seleccionar el tipo de archivo compatible, por ejemplo desde el programa Pages que es para el procesado de textos, deberíamos seleccionar el formato "Doc" que es el que pueden leer todos los usuarios independientemente del ordenador que dispongan.

Por este motivo siempre es aconsejable disponer y saber utilizar además de la suite de Apple alguna otra suite ofimática alternativa y con mayor compatibilidad instalada en nuestros Mac, más adelante te sugerimos y explicamos sobre una de estas opciones, LibreOffice, que además es totalmente gratuita.

Veamos ahora algunas de las aplicaciones ofimáticas de la suite Apple.

Contactos

¿Qué es Contactos?

Contactos es la aplicación nativa de los sistemas operativos macOS donde podemos encontrar toda nuestra agenda de direcciones.

Esta agenda incluye todos los contactos, direcciones de correo electrónico, teléfonos y notas sobre dichos contactos.

Compatible con otras agendas

Contactos es una app versátil ya que desde los Ajustes del Sistema nos va a permitir configurar cuentas de otros sistemas operativos ajenos a Apple.

Por ejemplo, aunque tu ordenador sea un Mac, si utilizas como un teléfono con sistema operativo Android, podrás añadir la correspondiente cuenta de Google a la app de Contactos de Apple y que de esta forma ambas agendas se encuentren sincronizadas entre tu ordenador y teléfono aunque sean de fabricantes diferentes.

Mail de Apple

¿Qué es Mail?

Mail es el programa para la gestión de correo electrónico de Apple incluido en todos sus equipos, tanto ordenadores como teléfonos móviles y tabletas.

Características de Mail

Como casi cualquier otro sistema de gestión de correo electrónico, es multicuenta, es decir, permite recibir correos de una o más direcciones de correo, y enviar también desde cada una de ellas.

Mail es una app sencilla de utilizar pero que en la actualidad no se utiliza tanto como tiempo atrás ya que muchos usuarios prefieren utilizar el navegador para la gestión del correo electrónico.

El uso de "Mail" ha quedado relegado más que nada para la gestión de correos corporativos bajo dominio de internet propio.

Me refiero a por ejemplo su uso desde la oficina, donde si tu empresa se llama "laempresa.com" y dispones del correo de "[email protected]".

Uso del navegador para el correo

Es tremendamente cómodo poder consultar el correo electrónico desde una pestaña de un navegador bajo cualquier navegador de internet y ordenador.

Casi todos los usuarios de correos de Gmail, quizá el correo más extendido en el mundo, suelen acceder al correo a través de la app de los móviles, o en el caso de hacerlo desde ordenador accederán con cualquier navegador de internet, principalmente de Google Chrome.

Para estos usuarios de Gmail si bien Mail es una opción más, no les acaba de convencer, aunque como todo alguna ventaja aunque serán muchas más las desventajas.

Ventajas de usar Mail como gestor de correo

Su única ventaja real es que Mail descarga por defecto todos los correos y gracias a ello podrás trabajar sin conexión.

Claro que lo harás a medio gas ya que no podrás responder en dicho momento, aunque no enviar la respuesta incluso no teniendo conexión, el correo que escribas sin conexión se quedará listo para enviar en el momento que el mac vuelva a tener conexión a internet.

Desventajas de usar Mail como gestor de correo

La gran desventaja del uso de Mail es que los datos de correo descargados ocupan espacio en la unidad de almacenamiento.

Puede que ocupen poco o puede que mucho, dependerá de lo que utilices el correo electrónico en tu día a día.

Mail sin conexión

En alguna ocasión la aplicación Mail puede haber pasado del estado normal a estar sin conexión; esto es algo que es apreciable porque observas que hace días que no recibes ningún nuevo correo electrónico o porque visualizas un icono de rayo horizontal al lado de la bandeja



Si pulsamos sobre este icono de rayo Mail comenzará la sincronización con los servidores de correo de las cuentas que tengamos configuradas en Mail.

Si bien, en condiciones de poca cobertura inalámbrica, imagina que estamos lejos de la antena Wifi o router, también se nos puede mostrar el "Estado de conexión" donde macOS nos preguntará que deseamos hacer.

Para restaurar la recepción de mensajes deberemos pulsar sobre:

"Conectar todas las cuentas"

Recuperar el espacio de Mail

El espacio en la unidad de almacenamiento utilizado por Mail puede llegar a hacerse enorme.

Puedes recuperar todo el espacio de disco ocupado por Mail si finalmente decides utilizar el navegador como método para la gestión del correo electrónico.

Esto es algo que en absoluto es una locura, sino más bien todo lo contrario, algo más que recomendado, sobre todo para aquellos que manejan gran cantidad de correo electrónico y andan escasos de espacio en disco.

Para ello puedes desactivar la sincronización de la cuenta o de las cuentas, depende de las que tengas configuradas, que están ocupando un mayor espacio.
Dirígete a:

Ajustes del Sistema > Cuentas de Internet

Selecciona la cuenta o cuentas, una por una, de la que deseas recuperar el espacio ocupado por el email, en este caso vamos a hacerlo con la cuenta de Google.

Quizá ahora te solicite la contraseña de Google para lo que macOS podría abrir una pestaña del navegador, de hacerlo, introdúcela y continua en Ajustes del Sistema.


Observa los diferentes apartados de la cuenta de Google, y apaga el interruptor azul que corresponde a "Mail", de esa forma los contactos, calendarios y las notas de Google continuarán sincronizándose con el Mac.

Las mencionados datos de contactos, calendarios y notas apenas suelen ocupar espacio en la unidad del Mac.

Así que no hará falta deshabilitarlos, en cambio con "Mail" si que es recomendable para recuperar espacio en la unidad.




Esto nos permitirá la sincronización con los contactos, calendarios y notas de Google, indispensable si nuestro móvil o tableta son dispositivos Android y nuestro ordenador un Mac, ya que es la forma de compartir estos datos tan útiles entre ambos dispositivos.

Es importante saber que esta desactivación de Mail dejará de sincronizar los mensajes de correo electrónico con Google, pero no eliminará todos aquellos que hasta ese momento tengamos descargados.

Si deseamos recuperar ese espacio deberemos eliminar todos los correos electrónicos ya descargados en el Mac, esto lo haremos  sin eliminarlos del servidor de origen.

Para ello deberemos hacerlo desde la app Mail; por lo que ahora deberemos abrir la aplicación de Mail, en el menú superior de Mail seleccionamos:


Buzón > Desconectar todas las cuentas

Esto nos va a proteger de modo que no se eliminen los correos en el servidor de Google, al no estar ya sincronizados los cambios únicamente se realizarán en local.

Posteriormente hacemos un clic en la barra de buzones laterales en la opción:

 "Mensajes recuperados (Google) (Solo Lectura)"

 y procedemos a eliminar el buzón.




Si deseamos eliminar toda sincronización de los programas de Apple con Google, no sólo el correo electrónico si no calendarios, contactos, etc deberemos de hacerlo de otra forma.

Te lo muestro a continuación:

Nos dirigimos a:

Mail > Cuentas


Aquí deberemos hacer un clic sobre la cuenta que deseemos eliminar, en este caso la cuenta de Google y pulsamos el botón "-" que encontraremos en la parte inferior de la pantalla, a tu izquierda.

Quizá en ese momento Mail nos advierta que es una operación que debemos realizar desde:

Ajustes del Sistema > Cuentas de Internet

Si ese es el caso, deberíamos ir hasta allí y apagar todos los interruptores de la cuenta o cuentas de Google que tengamos sincronizadas en macOS.

Calendario de Apple

¿Qué es Calendario?

La app de Calendario es una completa agenda que nos permite anotar en ella citas, reuniones y eventos.

Calendario es otra de las app de Apple para Mac incorporadas en el propio sistema.

Nos habilita a conectarnos a calendarios online de forma que unifiquemos todos nuestros calendarios en uno, siendo su contenido consultable desde diferentes dispositivos donde estemos identificados con nuestro usuario de iCloud, esto es tanto desde el ordenador como desde el móvil o tablet.

Su apariencia inicial en pantalla es la de un típico calendario de pared con una vista del mes por días, de forma que resulte tan útil como reconocible para cualquier usuario.

Si bien podremos cambiar esta vista a nuestras necesidades, contando con las vistas de a diario, semanal o anual.


Calendario será una infalible agenda donde no perdamos detalle.

Calendario de Apple es además compatible con su propio sistema en la nube, el llamado iCloud, e incluso con otros calendarios en la nube, como los de Google, ampliamente más utilizados que los de iCloud.

Nos permitirá además de agendar nuestras citas y visitas, así como suscribirnos de forma gratuita a calendarios públicos o privados, como pueden ser los calendarios de empresa u otros de carácter público, como las festividades nacionales.

Crear un evento con invitados

Un evento es una entrada de calendario, por ejemplo una cita que deseamos anotar para que recibamos una notificación previa al inicio de dicho evento.

En este sentido, podremos añadir tantos avisos como precisemos, por ejemplo, de tratarse de un evento de cierta importancia que implique una preparación previa podríamos programar un aviso el día anterior, luego otro a primera hora de la mañana y finalmente uno 30 minutos antes de forma que Calendario nos avise conforme tenemos que salir hacia ese destino del evento.

Compartir eventos del calendario

Una de las funciones que convierten a Calendario en imprescindible es la posibilidad de poder crear eventos y compartirlos con otras personas.

Esto nos habilitará a crear reuniones o eventos compartidos por varios usuarios.

Imagina una reunión de departamento, una comida de empresa o cualquier evento donde vayan a personarse diferentes personas.

En este sentido y tras crear un evento y completar los avisos o notificaciones que deseamos emitir previos a la cita, que pueden ser varios, podremos incluir invitados.

Esta inclusión de otras personas es lo que de alguna forma se llama compartir un evento.

Para ello la app Calendario tiene acceso y puede mostrar todos nuestros contactos.

Tras seleccionar todos los invitados a dicho evento, cita o reunión Calendario nos preguntará si deseamos enviar por correo electrónico las invitaciones correspondientes a los contactos que hemos incluido para dicho evento.

En cuestión de segundos el los contactos que hemos invitado recibirán en su bandeja de entrada un correo electrónico así como una notificación en su dispositivo,

En el caso de que el invitado sea también un usuario de Mac aparecerá una notificación en la parte superior derecha, a tu derecha, de la pantalla.



Si el usuario pulsa sobre dicha notificación, o sobre el enlace que también recibirá dentro del correo electrónico que Calendario emite, se le mostrarán tres botones de acción para aceptar o rechazar la invitación.

Tras pulsar sobre el correspondiente botón de acción al invitado al evento se le abrirá una pestaña de navegador con la confirmación de su acción.

Del mismo modo y prácticamente al unísono, al creador del evento, es decir, aquel que ha enviado las invitaciones, le aparecerá dicho invitado como validado o no, depende de la acción pulsada en su calendario conforme va a participar o por el contrario si ha rechazado la invitación.

Pages

¿Qué es Pages?

La aplicación Pages es el procesador de textos ideado por Apple, de alguna forma podría ser el rival de Microsoft Word ya que su funcionalidad es parecida.

Diferencia entre Pages y Word

En este sentido ya te adelanto que ambas se han separado algo en funcionalidades y concepto con el paso de los años.

Mientras que Word se muestra como más versátil y a la vez más capaz, el punto fuerte de Pages es su facilidad de uso y es que como casi el total de app que incluye Apple en sus ordenadores, con Pages es sumamente fácil conseguir resultados de textos, cartas y misivas con una apariencia muy profesional.

Para ello Apple te provee de excelsas plantillas enfocadas a cubrir las necesidades comunicativas más comunes.

Entiende como plantilla un documento formateado y maquetado con un acabado excelente cuyos textos son de prueba y fácilmente editables por el usuario.

Las plantillas de Pages

Para conseguir estos resultados tan pulidos en los documentos que puede confeccionar el usuario Apple incorpora una serie de plantillas o muestras muy variadas y con un aspecto elegante y muy profesional.

Estas plantillas pueden servir como base para que el usuario las personalice y obtenga unos resultados en pantalla o impresos dignos de aplauso.



Estas plantillas se encuentran divididas en diferentes categorías, desde los típicos Informes de empresa, a Cartas comerciales, Anuncios, Pósteres, Boletines, Currículums vitae e incluso libros.

Escritura de libros en Pages

Apple es conocedora de que muchos escritores del mundo entero utilizan sus ordenadores para escribir sus novelas y ensayos, quizá por esta razón incluye un buen puñado de plantillas de libros.

Pages permite que los documentos generados por la aplicación sean grabados en formato .epub, un formato utilizado habitualmente para la distribución electrónica de libros digitales.

De esta forma cualquier escritor puede grabar el resultado e ir puliendo sus libros en uno de los medios que va a ser leído, el libro de tinta electrónica.

En cuanto a la propia categoría de plantillas de libros, existen de diferentes tipos, incluyendo cada una de ellas diferentes portadas que gráficamente no tienen nada que envidiar a la de los libros que podemos adquirir en librerías.

Numbers

¿Qué es Numbers?

Numbers es la app de Apple incluida en todos los Mac para la creación y edición de hojas de cálculo de Apple.

Como el resto de apps de la suite ofimática de Apple Numbers vuelve a destacar por su gran facilidad de uso.

Y es que de nuevo para obtener resultados con una apariencia totalmente profesional no va a requerir demasiados conocimientos ni esfuerzos.

Gracias a Numbers se podrán incluir vistosas gráficas, representaciones porcentuales es gráfica de tarta, gráficas de evolución y presentar cualquier conjunto de datos de forma muy vistosa.

Todas las gráficas que sean generadas por estos datos se pueden utilizar en el resto de programas de la suite, como es el caso de Pages o en presentaciones bajo Keynote.

Las plantillas de Numbers

De nuevo el punto fuerte de Numbers sobre otras aplicaciones del mismo tipo, es decir otras hojas de cálculo como Excel, o incluso Google Docs, es la gran cantidad de plantillas que integra, con un aspecto y acabado digno de elogio.

De nuevo esta facilidad de presentar simples datos de ventas, o acciones comerciales como una experiencia visual superior será tan fácil como elegir la plantilla que más se adecue a nuestras necesidades y alimentarla de simples datos numéricos para que la app Numbers haga su magia.

Numbers dispone de un gran número de plantillas, desde las más básicas a las más profesionales para empresa, pasando por las que nos pueden ayudar a representar de una forma muy visual nuestros gastos personales.


A modo de ejemplo es muy fácil modificar la plantilla del "comparador de préstamos" para realizar un simulador de hipotecas con tiempos de préstamo prefijados.

El resultado, obtenido con una dedicación de escasos 5 minutos de trabajo, resulta en un documento de un gran atractivo visual.

Facilidad de uso

Esta facilidad es conjuntamente con la elegancia que se obtiene en la presentación de los datos lo que es más destacable de la aplicación Numbers.

Con una pequeña dedicación de tiempo, Numbers puede convertirse en un aliado para realizar informes de empresa o estadística para trabajos académicos con una pinta estupenda.

A diferencia de otras hojas de cálculo, en Numbers, con las plantillas se interactúa de una forma muy directa con el resultado final de las gráficas en pantalla.

Esto lo consigues sin tener que comenzar con una gran parrilla de columnas y filas donde comenzar de cero para conseguir generar potentes documentos como el antes mostrado.

Exportación a otros formatos

Tras realizar un documento con Numbers, este será grabado en el formato de la propia app, siendo sólo visible y editable desde esa app, sin embargo podemos exportarlo para que el documento sea perfectamente compatible con otros ordenadores con otros programas o sistemas operativos.

Así pues con Numbers podremos grabar en el famoso formato Excel, un formato de archivos de hojas de cálculo de muy extendido uso y que se lee desde el programa Excel.

Excel es un programa disponible en el mercado tanto para Mac como para Windows, con lo que nos aseguramos total compatibilidad.

Numbers además de permitir exportar bajo ficheros .xls de Excel, también permite la exportación en formatos .csv* o inclusive en formato PDF.

*El formato CSV hace referencia a archivos de textos con valores de hoja de cálculos separados por el signo de comma, su nombre proviene de la contracción de "Comma Separated Values"

Presentaciones Keynote

¿Qué es Keynote?

Keynote es el programa ideado por Apple para la creación de presentaciones.

Entra en directa competencia con el estándar del mercado, el conocido por todos PowerPoint de Microsoft.

Keynote es un programa de muy sencillo uso y hasta hace unos diez años adelantaba a PowerPoint en la cantidad y calidad de los efectos especiales en la transición entre diapositivas así como en los efectos de aparición de textos, gráficas e imágenes con los que el usuario de Keynote podía confeccionar sus presentaciones.

Mientras que en PowerPoint toda animación era en exceso mecánica y previsible, bajo Keynote se obtenían efectos con una calidad tremenda, propios de películas de cine.

Posteriormente con la llegada y adopción del imperial minimalismo a la marca de la manzana el potencial de los efectos y animaciones de Keynote se ha ido minimizando, convirtiendo a Keynote en una opción menor para confeccionar presentaciones.

Otro lastre de Keynote es que las presentaciones creadas por dicho programa no son visualizables en sistemas que no son de Apple a menos que realices exportaciones.

En contrapartida nos ofrece como el resto de la suite de Apple, un gran número de plantillas para poder realizar presentaciones con resultados bastante correctos con pocas dosis de esfuerzo y tiempo dedicado.

Plantillas de Keynote

Las plantillas son la principal virtud de Keynote a día de hoy, y de alguna forma habilita a que cualquier persona realice una presentación decente aunque no disponga de conocimientos gráficos o de diseño avanzado.

Dichas plantillas están clasificadas bajo diferentes categorías, o temas, disfrutando de formatos panorámicos, formatos sencillos así como algunos más dinámicos, aunque sin el brillo de las versiones de tiempo atrás.

Crear una presentación bajo Keynote de Apple es tan sencillo como seleccionar la que más se nos adapte desde el selector de plantillas y comenzar a editar los textos de la diapositiva que nos cargue a modo de ejemplo el Mac.

Exportar Keynote a PowerPoint

El formato nativo de Keynote, por el que graba los archivos directamente no es visualizable en equipos que no sean Mac, por ello deberemos aprender a exportar.

Así que no queda otra opción que si lo que deseas es que otros usuarios de otros sistemas operativos puedan ver la presentación que has creado con tu Mac y el programa Keynote deberás exportar dicha presentación a un formato compatible, como puede ser PowerPoint deberás utilizar el menú superior de Keynote, pulsar sobre "Archivo" y "Exportar a".

Por supuesto otra opción será la de exportar la presentación bajo el formato denominado "PDF", una forma muy interesante de enviar archivos de presentaciones que cualquiera pueda leer, sin embargo adolece de que se pierde toda animación, ya que el formato PDF es por antonomasia, un fichero completamente estático.

FreeForm

¿Qué es FreeForm?

Este programa de Apple denominado FreeForm no estaría de una forma natural incluido dentro de las aplicaciones destinadas a un uso exclusivo de ofimática.

No obstante me permito incluirlo porque de alguna forma puede tener un rango de uso en la fase inicial de un proyecto.

Plasmar ideas en el Mac

Esta app es como una especie de lienzo o papel gigante donde podemos hacer anotaciones, diagramas de flujo, e incorporar imágenes y notas adhesivas en forma de árbol de ideas.


FreeForm es en realidad una aplicación que nació para los dispositivos táctiles, bajo el sistema operativo iPadOS y está principalmente enfocada a su uso con lápiz digital.

Su uso más idóneo sería en una tableta equipada con lápiz digital, para de esta manera poder tomar esas anotaciones de forma escrita, poder esbozar formas, dibujos, conectores como flechas y tener una libertad de dibujo y anotación total sobre el lienzo.

En la versión de Mac todas esas funcionalidades quedarán reducidas a la introducción de elementos simples como: textos, notas adhesivas y algunos componentes comunes en los diagramas de flujo, como flechas, contenedores y otras formas básicas a las que podremos asignar un color.

No podremos dibujar utilizando el Trackpad o el ratón.

Su funcionamiento es muy sencillo y permite crear diagramas de ideas o flujos mentales, o de proyectos con una facilidad pasmosa.